Executive Assistant Amsterdam

Nieuw!

Bedrijfsprofiel

Voor een zakelijke dienstverlener in Amsterdam zijn wij op zoek naar meerdere Executive Assistants. (Full time)
Met kantoren in heel Nederland en ruim 600 medewerkers is onze opdrachtgever een toonaangevende organisatie in de zakelijke dienstverlening.
Dat betekent dat je met ambitieuze, hoogopgeleide collega's werkt in een open en professionele bedrijfscultuur. Innovatie en eigen initiatief staan centraal.

Functie omschrijving

Als Executive Assistant behoren o.a.de volgende werkzaamheden tot jouw takenpakket:

Agendabeheer en Communicatie:
- Het verzorgen van agendabeheer (initieren, plannen, agenderen en coordineren van afspraken en attenderen op nakoming) van partner en director. Stelt zelfstandig prioriteiten voor (interne) klant.
- Verzorgt mailboxbeheer van partner en director
- Telefoonverkeer
- Onderhoudt proactief contacten met ine- en externe relaties;
- Beschikt over een breed intern netwerk en zet dit actief af;
- Fungeert als linking pin tussen professionals en de secretariele ondersteuning

Meeting en travel arrangements:
- Zorgt pro-actief en zelfstandig voor voorbereiden, plannen, organiseren en notuleren van vergaderingen en besprekingen
- Is verantwoordelijk voor het voorbereiden, plannen en organiseren van grote en internationale bijeenkomsten en evenementen. Plaatst afspraken en actiepunten in de juiste context voor verdere opvolging
- Bewaakt de voortgang van besluiten en actiepunten, signaleert en onderneemt zelfstandig actie richting betrokkenen
- Zorgt voor plannen en organiseren van zakenreizen, reisdocumenten en (hotel)reserveringen.

Inhoudelijke ondersteuning:
- Levert zelfstandig en pro-actief inhoudelijke ondersteuning (bijv. op gebied van sales, industry, management, talent of project op basis van specifieke opdracht van (interne) klant.
- Verzamelt, achterhaalt en vraagt informatie op en analyseert de informatie

Archivering:
- Zorgt voor (het laten) documenteren en archiveren van documenten, zowel fysiek als digitaal.

Kwaliteit:
- Signaleert knelpunten in de uitvoering van werkzaamheden en bespreekt deze met leidinggevende;
- Adviseert leidinggevende over oplossingen van de knelpunten en voert deze uit waar mogelijk;
- Houdt zich bezig met de implementatie van werkprocessen en de continue optimalisatie hiervan, rekening houdend met actuele (vaktechnische) wijzigingen.

Functie eisen

  • Je beschikt over een MBO/ HBO werk- en denkniveau
  • Beschikt over minimaal 3 jaar relevante werkervaring
  • Je spreekt en schrijft naast de Nederlandse taal ook goed Engels.
  • Praktijkvaardigheden met administratieve systemen en kennis met software zoals MS Office.
  • Je bent dienstverlenend en klantgericht ingesteld
  • Je kunt zelfstandig en pro actief verschillende werkzaamheden tegelijkertijd organiseren en uitvoeren
  • Je bent tactvol en assertief: in staat om duidelijke grenzen te stellen en deze helder te communiceren
  • Je bent integer en gaat op zorgvuldige wijze met vertrouwelijke informatie om

Arbeidsvoorwaarden

Salarisindicatie 2.750 - 3.250, daarnaast krijg je de kans om jezelf verder te ontwikkelen en kom je te werken in een professionele omgeving waar de koffie door een echte barrista voor je wordt gemaakt.

Interesse?

Interesse in deze baan als Executive Assistant..? Wil jij het team komen ondersteunen met jouw kennis en daadkracht. Solliciteer dan nu op deze prachtige functie!

Locatie

Amsterdam

Contactpersoon

Esther Kaart
T: (06) 1028 4816