Commercieel Secretaresse regio Amsterdam

Je gaat werken voor de Commercieel Manager. In deze rol rapporteer je aan de Commercieel Manager en Office Manager en je werkt nauw samen met het Directiesecretariaat.

Je takenpakket ziet er als volgt uit:
- verzorgen van het agendabeheer voor vastgoedteam;
- Je stelt huurovereenkomsten op en bewaakt de voortgang en afwikkeling van de verzonden huurintenties en huurovereenkomsten;
- Handelt het volledige huurdossier af (o.a. controleren op volledigheid, inhoud, uitzetten bij financiële administratie, (digitaal) archiveren);
- Verantwoordelijk voor inkomende telefoongesprekken van het vastgoedteam op de vaste lijn, handelt deze af of verwijst deze door;
- Beoordeelt en onderneemt waar nodig actie bij (digitale) stukken/e-mail van de commercieel manager ten aanzien van aard, belang en prioriteit van afhandeling;
- Redigeert en stelt correspondentie op aan de hand van concepten/globale aanwijzingen over inhoud;
- Schat het belang van zaken in en brengt deze eventueel tussentijds onder de aandacht van het vastgoedteam en/of directie en handelt deze op verzoek af;
- Bereid vergaderingen voor: verzamelt agendapunten, verspreidt stukken en reserveert vergaderruimtes (in overleg met de officemanager);
- Draagt zorg voor notulen, actielijsten en bewaakt opvolging en procedurele correctheid van besluitvorming;
- Draagt in samenspraak met de officemanager zorg voor een goed geordend en compleet archief van de directie en het vastgoedteam (o.a. scannen, opslaan van stukken);
- Ontvangt bezoekers, vervult representatieve taken;
- Verzorgt/faciliteert lunches;
- Fungeert als vraagbaak en onderneemt daar waar nodig actie.