INTERIM Management Assistent 5 maanden Hilversum

Bink kinderopvang is een maatschappelijke organisatie zonder winstoogmerk met circa 800 medewerkers, ruim 75 kinderdagverblijven, peuterspeelzalen en buitenschoolse opvangcentra in Hilversum, Soest, Soesterberg en Huis ter Heide en is marktleider in de regio. Medewerkers voelen zich betrokken bij elkaar en het kind, zijn bevlogen op de inhoud en trots op hun werk. In beweging zijn, inspelen op veranderingen en ontwikkelen is belangrijk, dat voel je en is merkbaar. Door hoge kwaliteit te leveren en iets bijzonders te betekenen. Zo werken zij aan hun bedoeling voor kinderen, ouders en medewerkers: Samen groeien met plezier!

Dat betekent ook zelf verder groeien, als organisatie en als mens. Dit is een lerende organisatie en dus vanzelfsprekend is er veel aandacht en ruimte voor vernieuwing en verdere professionalisering. Een voorbeeld is de ontwikkeling en implementatie van natuurlijk leiderschap waar inspireren, stimuleren, doorvragen en verbinden centraal staan. Hoe verhoud ik me tot de ander en betrek ik mijn omgeving bij het realiseren van doelen? Daarnaast zorgen onder andere de Bink Academie en de samenwerking met de Universiteit Utrecht en ROC Midden Nederland, voor verdere professionalisering van medewerkers en de innovatie in het pedagogisch handelen. Ook staat samenwerking met primair onderwijs, jeugdzorg en vorming van IKC’s hoog op de agenda.

Wat ga je doen?

In deze veelzijdige functie bied je secretariële, organisatorische en administratieve ondersteuning aan twee managers opvang. Je stelt agenda’s op, coördineert de stukkenstroom, stelt actie- en besluitenlijsten op en notuleert vergaderingen. Je beheert meerdere agenda’s, prioriteert de e-mails, plant afspraken en mist geen detail. Je verzorgt de praktische organisatie van vergaderingen, bijeenkomsten, strategiedagen etc. Je houdt van een dynamische werkomgeving, kunt goed met hectiek omgaan, werkt gestructureerd en bent niet snel uit het veld geslagen. Je denkt steeds een stap vooruit, houdt zicht op de binnenkomende post en diverse mailboxen, handelt berichten waar mogelijk zelfstandig af en/of bespreekt deze met de betrokken manager(s).

Je werkt intensief samen mét en voor de managers opvang, een collega management-assistente en de bestuurssecretaresse. Je hebt je eigen taken, maar bent ook een teamspeler die inspringt voor je collega’s op het secretariaat indien nodig en fungeert als back-up bij ziekte of afwezigheid. We zijn een organisatie volop in beweging, waarin jij de kans krijgt je te ontwikkelen en eigen initiatief te tonen.

Wat vragen we van jou?

• een afgeronde secretaresse opleiding en/of Office Management opleiding;
• enkele jaren werkervaring als management-assistente;
• kennis van relevante applicaties en automatiseringspakketten, vooral Office en ibabs is een pré;
• uitstekende mondelinge en schriftelijke uitdrukkingsvaardigheid voor het communiceren op alle niveaus binnen en buiten de organisatie;
• accuratesse bij het op de juiste wijze verwerken van een diversiteit aan gegevens;
• stressbestendig in verband met de werkzaamheden die onder tijdsdruk staan en waarbij verstoring een rol kan spelen;
• goede organisatorische vaardigheden voor het organiseren van het dagelijkse werk en/of het organiseren van bijeenkomsten;
• je bent integer, dienstverlenend, oplossingsgericht en hebt een klantgerichte instelling;
• de kernwaarden van Bink passen bij jouw manier van werken: je bent betrokken, bevlogen en in beweging;
• je hebt een positieve instelling en straalt dit uit naar je omgeving;
• je bent voor 28 tot 36 uur per week beschikbaar.