Parttime Executive Assistant 24-32 uur Amsterdam

Voor een zakelijke dienstverlener in Amsterdam zijn wij op zoek naar een parttime Executive Assistant.
Met kantoren in heel Nederland en ruim 600 medewerkers is onze opdrachtgever een toonaangevende organisatie in de zakelijke dienstverlening.
Dat betekent dat je met ambitieuze, hoogopgeleide collega's werkt in een open en professionele bedrijfscultuur. Innovatie en eigen initiatief staan centraal.

Als Executive Assistant behoren o.a.de volgende werkzaamheden tot jouw takenpakket:

Agendabeheer en Communicatie:
- Het verzorgen van agendabeheer (initieren, plannen, agenderen en coordineren van afspraken en attenderen op nakoming) van partner en director. Stelt zelfstandig prioriteiten voor (interne) klant.
- Verzorgt mailboxbeheer van partner en director
- Telefoonverkeer
- Onderhoudt proactief contacten met ine- en externe relaties;
- Beschikt over een breed intern netwerk en zet dit actief af;
- Fungeert als linking pin tussen professionals en de secretariele ondersteuning

Meeting en travel arrangements:
- Zorgt pro-actief en zelfstandig voor voorbereiden, plannen, organiseren en notuleren van vergaderingen en besprekingen
- Is verantwoordelijk voor het voorbereiden, plannen en organiseren van grote en internationale bijeenkomsten en evenementen. Plaatst afspraken en actiepunten in de juiste context voor verdere opvolging
- Bewaakt de voortgang van besluiten en actiepunten, signaleert en onderneemt zelfstandig actie richting betrokkenen
- Zorgt voor plannen en organiseren van zakenreizen, reisdocumenten en (hotel)reserveringen.

Inhoudelijke ondersteuning:
- Levert zelfstandig en pro-actief inhoudelijke ondersteuning (bijv. op gebied van sales, industry, management, talent of project op basis van specifieke opdracht van (interne) klant.
- Verzamelt, achterhaalt en vraagt informatie op en analyseert de informatie

Archivering:
- Zorgt voor (het laten) documenteren en archiveren van documenten, zowel fysiek als digitaal.

Kwaliteit:
- Signaleert knelpunten in de uitvoering van werkzaamheden en bespreekt deze met leidinggevende;
- Adviseert leidinggevende over oplossingen van de knelpunten en voert deze uit waar mogelijk;
- Houdt zich bezig met de implementatie van werkprocessen en de continue optimalisatie hiervan, rekening houdend met actuele (vaktechnische) wijzigingen.

• Een uitdagende functie voor 24-32 uur;
• De functie is met het oog op vast;
• Salarisbandbreedte: €2000,- tot €2400,- bruto op basis van 40 uur;
• Salaris is afhankelijk van leeftijd en ervaring;
• De reiskosten worden volledig vergoed op basis van OV 2e klasse;
• De werktijden zijn van 8.30 tot 17.00 uur;
• Bij indiensttreding krijg je een goede pensioenregeling en winstdeling op jaarbasis.