Team Coördinator-SNR PA met aansturende taken Amsterdam

Bedrijfsprofiel

Jong advocatenkantoor in Amsterdam. Er heerst een informele sfeer en zij zijn in korte tijd gegroeid en hebben ambitie om nog verder te groeien.

Functie omschrijving

Als Team Coördinator ben je eigenlijk een Snr Secretaresse maar met aansturende taken. Naast teamcoordinator ben je tevens de persoonlijke assistente van een partner van de praktijkgroep IP&T.

Je werkt nauw samen met en bent het aanspreekpunt voor de secretaresses, alsook voor de advocaten van de praktijkgroep.

Het gaat hier om de praktijkgroep Intellectual Property & Technology. Dit is een dynamische praktijkgroep waarbinnen vijf verschillende teams werkzaam zijn. Met ongeveer 25 advocaten heeft de praktijkgroep IP&T veel expertise in huis verdeeld over diverse specialisaties, waaronder een hoogontwikkelde procespraktijk op het gebied van intellectuele eigendom, media, reclame en privacy.

Jouw belangrijkste taken en verantwoordelijkheden:

  • Zorgdragen voor optimale dienstverlening aan fee-earners (intern) en cliënten (extern);
  • Het coördineren van lopende zaken op het secretariaat;
  • Je signaleert problemen op het secretariaat en denkt actief mee aan oplossingen;
  • Verantwoordelijk voor de juiste bezetting van het secretariaat, inclusief het voeren van performance- en sollicitatie gesprekken;
  • Het goed en volledig inwerken van nieuwe secretaresses;
  • Aanspreekpunt zijn voor de praktijkgroep;
  • Je zorgt samen met je collega Team Leads kantoor breed voor conformiteit en verbetering van secretariële werkprocessen;
  • Het meewerken met de secretaresses van de praktijkgroepen, denk aan agendabeheer, het uitwerken, controleren, redigeren en archiveren van alle inkomende en uitgaande correspondentie (Nederlands en Engels), het openen, filen en archiveren van dossiers, het opstellen van (concept) brieven onder leiding van de advocaat/(kandidaat-)notaris en het ondersteunen bij declareren.

Functie eisen

In deze functie ben je meewerkend voorman/voorvrouw van een enthousiast secretaresseteam. Je werkt nauw met de secretaresses samen en je bent het aanspreekpunt. Je vindt het leuk om hands on te werken en goede prioriteiten te stellen en je bent gestructureerd.

Je bent proactief en assertief wanneer dat nodig is, voelt aan wanneer jouw discretie vereist is of waneer je juiste actie moet ondernemen.

Je helpt moeilijke situaties op te lossen door jouw sociale en communicatieve vaardigheden in te zetten en daarnaast uiteraard dienstverlenend en klantgericht te handelen.

  • Een afgeronde secretariële opleiding/een andere opleiding op MBO+/HBO niveau;
  • Aantoonbare werkervaring in een soortgelijke functie, bij voorkeur binnen de internationale zakelijke dienstverlening of in een groter concern;
  • Kennis van MS Office programma's;
  • Een dienstverlenende, flexibele en proactieve houding;
  • Uitstekende Nederlandse taal- en schrijfvaardigheden;
  • Goede Engelse taal- en schrijfvaardigheden;
  • Een goed gevoel voor verhoudingen;
  • Klantgericht naar interne en externe collega's en klanten.

Publicatiedatum

27-06-2022

Contactpersoon

Mirjam Wessels
T: (06) 5024 3003