Management-Project Assistent voor Onderwijs organisatie in Utrecht VAST

De faculteit Geesteswetenschappen van deze onderwijsorganisatie in Utrecht zoekt een flexibele management assistent voor de ondersteuning van zowel het onderwijssecretariaat van het Departement Talen, Literatuur en Communicatie (TLC) en voor het secretariaat van het landelijke programma Vakdidactiek Geesteswetenschappen.

De werkzaamheden voor beide secretariaten worden over de week verdeeld. Je gaat onderdeel uitmaken van zowel het secretariaat TLC als van het secretariaat Educatie GW waar je samen met resp. vier en drie andere collega’s werkt.

De ideale kandidaat voor deze functie is daadkrachtig en bereid om complexe zaken aan te pakken. Je beweegt je soepel door verschillende organisatiestructuren, kunt snel schakelen tussen de twee verschillende takenpakketten en hebt een flexibele en positieve instelling. Verder werk je secuur en ben je goed in staat je eigen werk te organiseren. Affiniteit met een wetenschappelijke omgeving is een pré.

Werkzaamheden ondersteuning onderwijssecretariaat TLC

• Complex agendabeheer voor de bestuurders (onderwijsdirecteur / onderwijscoordinator) van het departement TLC
• Het mailverkeer van deze bestuurders in goede banen leiden
• Voorbereiden, organiseren en notuleren van vergaderingen bv BA en vergaderdagen, onderwijsgesprekken en bijeenkomsten

• Opstellen van en afhandelen van e-mails in het Nederlands en Engels
• Verzamelen van gegevens ten behoeve van overzichten en rapporten en (digitaal) archiveren van stukken bv toetsarchivering
• Logistiek ondersteunen van de Opleidingscommissies

• (Logistiek) ondersteunen van evenementen, visitaties, ontvangst van gasten
• Ondersteunen van B&O cyclus afdelingshoofden
• Algemene administratieve werkzaamheden zoals: telefoonverkeer, zaalreserveringen, bestellingen, mailingen, declaraties, archivering, vragen van medewerkers en andere frontoffice werkzaamheden

Projectondersteuning/secretariaat Vakdidactiek Geesteswetenschappen

• Ondersteuning voorzitter en secretaris stuurgroep Vakdidactiek GW
• Beheren van de mailbox Vakdidactiek Geesteswetenschappen
• Beheren en archiveren documenten en draaiboek(en)
• Bijhouden mailinglijsten van medewerkers Vakdidactiek GW en van verwante organisaties
• Ondersteunen bij organisatie en verslaglegging scholings- en intervisiebijeenkomsten en bij verwerking evaluaties deelnemers
• Ondersteunen bij verstrekking subsidies, voorbereiding betaalopdrachten, registratie betalingen, berichtgeving aan instellingen
• Ondersteunen bij organisatie en verslaglegging landelijke bijeenkomsten in het kader van Dudoc-Alfa en Meesterschap, reserveren ruimtes en catering
• Ondersteunen bij selectierondes onderzoeksbeurzen: verwerking inschrijfformulieren kandidaten, verwerking evaluatieformulieren referenten, voorbereiding vergaderingen selectiecommissie, organisatie selectiegesprekken.
• Plaatsen van berichten op website Vakdidactiek GW

Voor deze baan zoeken wij een kandidaat met:

• Een uitstekende beheersing van de Nederlandse en Engelse taal
• Een uitstekende beheersing van het Office pakket en andere digitale systemen en toepassingen
• Flexibiliteit en goed ontwikkelde interculturele en communicatieve vaardigheden.
• Een goed gevoel voor bestuurlijke verhoudingen
• Een servicegerichte grondhouding en je denkt in oplossingen en kansen;
• Je bent pro-actief, gericht op samenwerken en je toont eigenaarschap.
• Hbo-denk- en werkniveau.
• Ervaring met software zoals Maileon of Mailchimp en SAP SRM is een pré
• Secretariële ervaring, bij voorkeur bij een universiteit of onderwijsinstituut is een pré.