Office Manager, VAST, 4-5 dagen, Amsterdam

Voor een internationale en ondernemende organisatie in Amsterdam zoeken wij een ervaren Office Manager. De organisatie is actief binnen een dynamische, internationale omgeving en werkt met collega’s met uiteenlopende nationaliteiten, achtergronden en expertises.

Het kantoor in Amsterdam kenmerkt zich door een informele, internationale en professionele werksfeer. Er werken verschillende persoonlijkheden en culturen met elkaar samen. Daarom zoeken we iemand die makkelijk contact maakt, goed kan schakelen tussen verschillende mensen en tegelijkertijd rust, structuur en overzicht weet te brengen.

Als Office Manager ben je een belangrijk aanspreekpunt binnen de organisatie en zorg je ervoor dat alles op kantoor en achter de schermen goed geregeld is. Het is een brede en zelfstandige functie waarin office management, HR-administratie en organisatie samenkomen.

Je houdt overzicht, hebt oog voor details en ziet vaak al wat er nodig is voordat iemand erom hoeft te vragen. Medewerkers weten je makkelijk te vinden en je bent toegankelijk en behulpzaam. Tegelijkertijd sta je stevig in je schoenen en kun je duidelijk zijn wanneer dat nodig is.

In deze internationale omgeving krijg je te maken met veel verschillende mensen, persoonlijkheden en culturen. Daarom zoeken we iemand die de nodige werk- en levenservaring meebrengt en goed kan aanvoelen wat een situatie of persoon nodig heeft.

Je bent onder andere verantwoordelijk voor:

• het dagelijkse office management;
• zorgen dat het kantoor goed georganiseerd, verzorgd en op orde is;
• het voorbereiden en verwerken van payroll en personeelsadministratie;
• administratie en contact rondom IND, visa en Nederlandse instanties;
• het boeken en organiseren van zakenreizen, vluchten en hotels;
• het mede organiseren van interne evenementen en bijeenkomsten;
• het ontvangen en ondersteunen van medewerkers, bezoekers en leveranciers;
• het onderhouden van contact met externe leveranciers en dienstverleners;
• uiteenlopende administratieve en organisatorische werkzaamheden;
• het nauwkeurig opvolgen van afspraken, documenten en processen;
• het discreet omgaan met personeelsgegevens en andere vertrouwelijke informatie.

Voor deze functie zoeken we iemand die al de nodige bagage meebrengt, zowel in werkervaring als in persoonlijkheid.

Je herkent jezelf in het volgende:

• je hebt ruime ervaring in een brede administratieve, Office Management-, PA/EA- of vergelijkbare functie;
• je bent administratief sterk en werkt zeer secuur en accuraat;
• je hebt oog voor detail;
• je bent zelfstandig, praktisch ingesteld en proactief;
• je bent toegankelijk en benaderbaar voor medewerkers;
• je staat stevig in je schoenen en laat je niet snel uit het veld slaan;
• je kunt goed omgaan met verschillende mensen, persoonlijkheden en culturen;
• je bent sociaal vaardig en tegelijkertijd duidelijk en standvastig;
• je bent discreet en gaat zorgvuldig om met vertrouwelijke informatie;
• je kunt goed prioriteiten stellen en houdt overzicht wanneer er veel tegelijk speelt;
• je spreekt en schrijft goed Engels;
• je beheerst het Nederlands vloeiend in woord en geschrift
• ervaring met payroll, HR-administratie en/of IND- en visaprocedures is een sterke pré;
• je bent minimaal 4 dagen per week beschikbaar. Vijf dagen is ook mogelijk.

We zoeken vooral een volwassen, stabiele en toegankelijke persoonlijkheid met voldoende levenservaring om soepel om te gaan met verschillende mensen en situaties.

• Een functie voor 32 tot 40 uur per week;
• een bruto maandsalaris van circa € 5.000 tot € 5.500 op fulltime basis, afhankelijk van kennis en ervaring;
• een brede functie met veel zelfstandigheid en verantwoordelijkheid;
• werken binnen een internationale en multiculturele organisatie;
• standplaats is Amsterdam, op circa 10 minuten lopen van Amsterdam Centraal;
• de voorkeur is om grotendeels op kantoor te werken;
• vrijdag werken veel collega’s vanuit huis en kan eventueel als thuiswerkdag worden gebruikt;
• parkeren bij het kantoor is niet mogelijk;