Office Support Assistent, vast, 24/32 uur, Utrecht

Voor onze opdrachtgever, een innovatief en internationaal consulting bureau, zijn wij opzoek naar een
Office Support Assistent.

Als Office Support Assistant ben je primair verantwoordelijk voor de receptie en fungeer je als eerste aanspreekpunt van ons kantoor. Je zorgt voor een gastvrije en professionele ontvangst van klanten en collega’s, beheert het telefoonverkeer en ondersteunt bij facilitaire zaken. Naast deze kerntaak bied je secretariële en organisatorische ondersteuning aan het management. De receptie heeft hierbij altijd prioriteit; de overige werkzaamheden worden uitgevoerd voor zover dit past binnen de dagelijkse planning van de receptiefunctie.

Office Support taken:

• Beheren van de receptie en het telefoonverkeer; je bent het vriendelijke gezicht en de stem van het kantoor.
• Afhandelen van printverzoeken en overige administratieve ondersteuning.
• Boeken van zakelijke reizen: vluchten, hotels, treintickets en het faciliteren van zakelijke trips.
• Organiseren van vergaderruimtes en offsite dagen.
• Ondersteunen bij zakelijke evenementen en bedrijfsuitjes.
• Beheren van de Office Support mailbox en opvolgen van berichten.
• Beheren van inkomende en uitgaande post en e-mails.
• Aangeven van koffie, thee en gastvrijheid naar klanten, zodat zij zich welkom voelen.
• Agendabeheer en ondersteuning van de Management Director.

Secretariële en managementondersteunende taken:

• Plannen en coördineren van afspraken, vergaderingen en reizen voor het managementteam.
• Bewaken van deadlines en opvolgen van lopende taken.
• Omgaan met vertrouwelijke informatie met de nodige discretie.
• Fungeren als aanspreekpunt voor interne en externe contacten op managementniveau.

Deze functie vereist fysieke aanwezigheid op kantoor; je bent het visitekaartje van het bedrijf en zorgt ervoor dat alles achter de schermen goed geregeld is.

• Een servicegerichte, representatieve en proactieve persoonlijkheid.
• Uitstekende communicatieve vaardigheden, zowel mondeling als schriftelijk.
• Stressbestendig en goed in multitasken.
• Discretie en integriteit in het omgaan met vertrouwelijke informatie.
• Goede beheersing van de Nederlandse en Engelse taal.
• Goede kennis van MS Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook).
• Nauwkeurig en georganiseerd met een hands-on mentaliteit.
• Vermogen om zelfstandig te werken en prioriteiten te stellen.