Secretaresse, 32 uur, vast, Utrecht

Onze opdrachtgever is een gerenommeerde adviesorganisatie met circa honderd betrokken adviseurs en onderzoekers die zich inzetten voor maatschappelijke en zakelijke vernieuwing. De organisatie werkt aan uiteenlopende vraagstukken binnen de publieke sector, informatie- en digitaliseringsvraagstukken, inkoop, aanbesteden en bedrijfsvoering.

De cultuur is mensgericht, ondernemend en informeel. Samenwerking, vertrouwen en plezier staan centraal. Er is weinig hiërarchie, veel ruimte voor eigen initiatief en volop aandacht voor persoonlijke ontwikkeling. Vanuit het moderne kantoor in Utrecht wordt dagelijks gewerkt aan opdrachten die daadwerkelijk impact maken op de samenleving.

Als Secretaresse maak je deel uit van een hecht secretariaatsteam en ondersteun je een vaste groep adviseurs en onderzoekers. Hierdoor bouw je een nauwe samenwerking op met jouw collega's en ben je een belangrijke spil binnen de organisatie.

Je bent verantwoordelijk voor het plannen en coördineren van complexe agenda’s, het redigeren van rapporten, offertes, cv’s en andere documenten en het ondersteunen van collega’s bij uiteenlopende organisatorische vraagstukken. Daarnaast vervul je een belangrijke rol binnen het office management en facility management.

Je werkzaamheden bestaan onder andere uit:

• Complex agendabeheer en het plannen van afspraken;
• Redigeren van rapporten, offertes, cv’s en correspondentie;
• Coördineren van facilitaire werkzaamheden;
• Ontvangen van bezoekers en beantwoorden van de telefoon;
• Organiseren en ondersteunen van bijeenkomsten, evenementen en teamactiviteiten;
• Ondersteunen van collega’s bij uiteenlopende administratieve en organisatorische werkzaamheden;
• Signaleren van verbeteringen binnen het secretariaat en office management.

Geen dag is hetzelfde. Juist de combinatie van inhoudelijke ondersteuning, organiseren, regelen en contact met collega's maakt deze functie veelzijdig en uitdagend.

Voor deze functie zoeken wij een enthousiaste, proactieve en servicegerichte professional die energie krijgt van organiseren, coördineren en ontzorgen.

Je beschikt over:

• MBO+ / HBO werk- en denkniveau;
• Minimaal 32 uur per week beschikbaarheid;
• Ervaring in een secretariële, managementondersteunende of office management functie;
• Uitstekende beheersing van de Nederlandse taal, zowel mondeling als schriftelijk;
• Goede kennis van MS Office en MS Teams;
• Ervaring met agendabeheer en het organiseren van bijeenkomsten;
• Sterke organisatorische vaardigheden en het vermogen om meerdere werkzaamheden tegelijkertijd te coördineren;
• Een flexibele en klantgerichte instelling;
• Een proactieve, nauwkeurige en collegiale werkhouding.

Daarnaast ben je bij voorkeur beschikbaar om op maandag en woensdag op kantoor aanwezig te zijn.

Je komt terecht in een warme, professionele en mensgerichte organisatie waar collega's voor elkaar klaarstaan en waar ruimte is voor eigen initiatief en ontwikkeling.

Daarnaast bieden wij:

• Een salaris tussen € 3.000,- en € 3.800,- bruto per maand op basis van 40 uur per week;
• 30 vakantiedagen op fulltime basis;
• Een jaarlijks opleidingsbudget;
• De mogelijkheid om deels vanuit huis te werken;
• Een centraal gelegen kantoor nabij station Utrecht Leidsche Rijn;
• Een afwisselende functie met veel verantwoordelijkheid;
• Een betrokken team van collega's;
• Regelmatig georganiseerde sociale en sportieve activiteiten;
• Een inclusieve werkomgeving waarin iedereen welkom is en zichzelf kan zijn.