(Snr) Management Assistant, 32-40 uur, VAST, Utrecht

Onze opdrachtgever is een publieke organisatie in de energiesector die werkt aan één van de grootste uitdagingen van deze tijd: een betrouwbare, betaalbare en duurzame energievoorziening, nu en in de toekomst.

Samen met overheden, industrie en andere partners wordt gewerkt aan de versnelling van de energietransitie. Denk aan projecten rondom de warmtetransitie, een toekomstbestendig gassysteem en verantwoorde CO₂-opslag. Met inhoudelijke kennis, samenwerkingskracht en financiële slagkracht wordt actief bijgedragen aan het realiseren van de klimaatdoelen.

Een belangrijk onderdeel hiervan zijn grootschalige CO₂-transport- en opslagprojecten op zee, waarbij de organisatie steeds vaker optreedt als expertisecentrum. Deze projecten zijn complex, maatschappelijk relevant en vragen om strakke organisatie en overzicht.

Om deze ontwikkelingen de komende jaren goed te ondersteunen, zoeken wij voor de Business Unit CO₂ Transport & Opslagsystemen (CTOS) een ervaren Management Assistant. Iemand die graag werkt in een inhoudelijke, dynamische omgeving en het verschil wil maken achter de schermen bij projecten met impact.

Als Management Assistant ben jij sterk in structuur aanbrengen, vooruitdenken en verbinden. Je voelt mensen goed aan, schakelt soepel tussen verschillende niveaus en laat je niet afschrikken door de complexe dynamiek van projecten. Met jouw open en enthousiaste houding zorg je voor samenwerking en overzicht.

Wat ga je doen?

• Je combineert op slimme wijze meerdere agenda’s (intern én extern) en ondersteunt de Business Unit Director bij het onderhouden van contacten met stakeholders.

• Je bereidt overleggen voor (zoals MT-vergaderingen en heisessies):
  je stelt agenda’s op, jaagt stukken na en checkt deze op kwaliteit en volledigheid.

• Je helpt bij het opstellen en verbeteren van documenten en presentaties (PowerPoint en Word). Denk aan het structureren van input, het maken van flowcharts en het omzetten van schetsen naar professionele slides.

• Je voert een eerste review- en verbeterslag uit op handboeken en IMS-documenten en houdt deze actueel voor de hele business unit.

• Je ontwikkelt zelf planningen en stappenplannen en ondersteunt het portfoliomanagement van lopende projecten en activiteiten.

• Je houdt goed feeling met wat er speelt binnen het team en speelt hier proactief op in.

Hoe werk jij?

Je bent flexibel, pakt snel nieuwe taken op en werkt zorgvuldig en gestructureerd, ook wanneer het druk is. Je stelt heldere prioriteiten en communiceert duidelijk over de voortgang, zodat collega’s altijd weten waar ze aan toe zijn.

Plannen, meedenken en ontzorgen: dát is waar jij in uitblinkt en wat je met plezier doet. Je voelt je thuis in een omgeving die vraagt om flexibiliteit, overzicht en zelfstandigheid, en weet daarbij altijd het totaalbeeld van lopende zaken te bewaken.

Verder breng je het volgende mee:

• Een afgeronde hbo-opleiding

• Minimaal vijf jaar ervaring in een zelfstandige ondersteunende rol, waarin documenteren, plannen en organiseren centraal staan
  (ervaring binnen een grotere, non-profit of technische organisatie is een pré)

• Ervaring met resourceplanning (opzet en administratie)

• Affiniteit met document control, zoals het opzetten en onderhouden van systemen met documentkenmerken en metadata

• Goede kennis van MS Office en interesse in het werken met AI-tools zoals Copilot en SharePoint

• Een uitstekende beheersing van de Nederlandse en Engelse taal, zowel mondeling als schriftelijk

Beloning & secundaire voorwaarden

• 42 vakantiedagen per jaar bij een 40-urige werkweek

• Persoonlijk opleidingsbudget

• NS Business Card voor woon-werkverkeer, parkeren is niet mogelijk

• Laptop en telefoon van de zaak

Werkplek & onboarding

• Een groene, moderne werkplek in hartje Utrecht met o.a.:

  • dakterras

  • lekkere lunchvoorziening

  • sportfaciliteiten op locatie.

• Een inwerkprogramma inclusief een buddy-systeem om je snel wegwijs te maken.

Cultuur & omgeving

• Een organisatie die trots is op haar Great Place to Work-cultuur met waarden als openheid, energiek samenspel en impact.