Virtual Assistant Rotterdam VERVULD

Voor een zakelijke dienstverlener in Amsterdam.

Als Virtual Assistant ondersteun je op afstand (voornamelijk) senior managers van verschillende locaties in Nederland voor de VA Pool. Het werken in die pool, die bestaat uit (Senior) Executive Assistants, is heel uitdagend en afwisselend, en vraagt om een flexibele houding. De pool bestaat uit een vaste groep collega’s, die - vanwege hun ondersteuning - van cruciaal belang is voor de continuïteit in onze organisatie. Voor een kennismakingsgesprek reis je soms af naar één van de andere locaties. Het werken als Virtual Assistant vindt plaats in Rotterdam, daar zul je met name aanwezig zijn om samen met het Team de organisatie te ondersteunen.

Bij deze functie horen de volgende taken.

Agendabeheer en communicatie

• Verzorgt het agendabeheer (plannen, agenderen en coördineren van afspraken en attenderen op nakoming hiervan) van senior manager. Prioritering wordt in overleg met (interne) klant bepaald.
• Verzorgt mailboxbeheer (meelezen en prioriteren) van partner en director. Prioritering wordt in overleg met (interne) klant bepaald.?
• Handelt zelfstandig telefoonverkeer af en beoordeelt dit op relevantie en prioriteit voor partner/director/senior manager. Is daarbij in staat om zelfstandig de juiste personen in te schakelen.
• Onderhoudt contacten met in- en externe relaties.
• Vervult een spilfunctie binnen een intern team en fungeert als aanspreekpunt voor medewerkers en in- en externe relaties gerelateerd aan het organisatieonderdeel, zowel persoonlijk als via telefoon/e-mail.

Meeting en travel arrangements

• Bereidt voor, plant, organiseert en notuleert vergaderingen en besprekingen.
• Is (mede)verantwoordelijk voor het voorbereiden, plannen en organiseren van kleine en middelgrote bijeenkomsten en evenementen, op aanwijzing van (interne) klant. Plaatst afspraken en actiepunten in de juiste context voor verdere opvolging.
• Plant en organiseert zakenreizen, reisdocumenten en (hotel)reserveringen.

In- en uitgaande correspondentie

• Screent en beoordeelt inkomende documenten op belang, prioriteit en aard van afhandeling.
• Handelt inkomende en uitgaande correspondentie af, dan wel legt deze voor afhandeling voor aan de juiste persoon.
• Gaat correct om met vertrouwelijke informatie en persoonlijke gegevens.
• Stelt concepten en/of platte teksten op.
• Werkt e-mails, brieven, memo's en mededelingen uit.

Inhoudelijke ondersteuning

• Levert inhoudelijke ondersteuning (bijvoorbeeld op gebied van sales, industry, talent of project) op basis van een specifieke opdracht van de (interne) klant.
• Verzamelt, achterhaalt en vraagt informatie op.
• Zorgt voor het (laten) opstellen van specifieke rapportages.

Archivering

• Zorgt voor (het laten) documenteren en archiveren van documenten, zowel fysiek als digitaal.

• Je hebt minimaal een relevante MBO-4 opleiding (bijvoorbeeld Schoevers, Directiesecretaresse of Personal Assistant) afgerond.
• Je beschikt over 0-3 jaar relevante werkervaring op het gebied van secretariële ondersteuning.
• Je bent 40 uur per week beschikbaar.
• Je hebt ervaring met MS Office en archiverings-/documentatiesystemen.
• Je hebt een uitstekende beheersing van de Nederlandse en Engelse taal in woord en geschrift.
• Je bent zorgvuldig en accuraat.
• Je bent dienstverlenend en klantgericht ingesteld.
• Je bent flexibel en stelt de juiste prioriteiten.
• Je bent integer en gaat op een zorgvuldige wijze om met vertrouwelijke informatie.

Een energieke functie voor langere tijd bij een toonaangevende en internationale organisatie, waarbij je veel verantwoordelijkheid draagt. Geen dag is hetzelfde, het werk is afwisselend en de functie is uitdagend waardoor je je geen dag zal vervelen. Collegialiteit en een goede werksfeer zijn belangrijk voor alle werknemers bij deze organisatie.